La importancia de una política coherente de uso de redes sociales para los empleados de una empresa es fundamental para responder a preguntas que puedan surgir y para fomentar la participación de los empleados para apoyar la estrategia de comunicación global de la empresa. Entonces, ¿cuáles deberían ser los elementos presentes en este “manual para empleados”? Sigue leyendo y averigualo.

Cultura corporativa: cualquier empresa o institución tienen una mentalidad o cultura determinada que se definió en sus orígenes y que seguramente se ha ido fortaleciendo a lo largo del tiempo. Generalmente es útil considerar otros tipos de políticas, como por ejemplo de recursos humanos, para analizar si existen puntos o criterios que deberían sumarse o no a la política de redes sociales que se esté redactando. Es un reto lograr el equilibrio adecuado entre políticas que son más rígidas y una política que trata de promover el uso de las redes sociales por parte de los empleados. Encontrar esa síntesis entre ambas posturas y desarrollar una política lo más coherente posible, es el resultado que se debería alcanzar.

Reuniones con otros departamentos: es fundamental programar reuniones con los otros departamentos o áreas que puedan tener cierta influencia en el área de comunicación de redes sociales o comunicación digital, por ejemplo el área de recursos humanos, tecnología de información y hasta el área de marketing. Los responsables de estos departamentos tiene que ser parte también, con sus opiniones y conocimientos, del desarrollo de las políticas de redes sociales. Empresas de gran tamaño con sus departamentos o PYMES, siempre tendrán responsables que podrán realizar ricos aportes a la redacción de las políticas de uso de redes sociales.

Determinar el alcance: es fundamental dejar bien en claro cuál es el alcance de las políticas de uso, es decir, si van a existir diferentes manuales dependiendo, por ejemplo, de los departamentos involucrados. También se pueden considerar las jerarquías o los diferentes tipos de empleados (es diferente una política para empleados en general y una para los responsables de redes sociales que están mucho más inmiscuidos en la estrategia de comunicación de la empresa).

Reglas claras: el objetivo fundamental de la política de uso es promover el uso de redes sociales por parte de los empleados y que hablen positivamente de la empresa. Muchas veces son proactivos y quieren compartir información pero no saben qué o cómo compartirla. Es importante que haya una retroalimentación entre los responsables de comunicación en redes sociales y los empleados para clarificar ciertas inquietudes que puedan llegar a tener.

Uso profesional y personal: es necesario muchas veces dejar en claro cuándo los empleados pueden usar redes sociales, por ejemplo durante la jornada laboral, ¿pueden publicar cosas personales o referidas al trabajo? Hay que dejar en claro que cuando un empleado publica algún contenido relacionado a la empresa también debería dejar en claro su relación profesional o su rol en la empresa.

Corto es mejor que largo: si bien es necesario tener una detallada política de uso de redes sociales, es importante tener otra versión más corta y amigable para los empleados. Algunas empresas hasta utilizan videos instructivos para destacar los puntos más importantes de sus políticas.

Tiempo de entrenamiento: una vez hecha pública la versión corta de la política de uso llega el momento del entrenamiento de los empleados. En estas reuniones hay que dejar bien en claro que las redes sociales pueden ser muy beneficiosas para la empresa pero siempre con un uso correcto de las mismas.

En el mundo actual donde los perfiles profesionales y personales cada vez se entremezclan más y empiezan a desaparecer las fronteras tradicionales, unas reglas claras de uso de redes sociales son más necesarias que nunca.